Outsourcing, máxima calidad en los servicios

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Externalizar parte de la actividad de la empresa puede parecer un gasto extra innecesario, pero lo cierto es que esta actividad se traduce en ahorro, calidad y ventajas.

La subcontratación de terceros, para que éstos se hagan cargo de ciertas actividades complementarias, hace que la empresa se pueda centrar en mejorar ciertas funciones; aportando mayor calidad a su producto final y ahorrando tiempo.

“Las empresas se han centrado mucho en la reducción de gastos del tipo recorte de fotocopias o salarios, pero hay muchas oportunidades de mejora en la reorientación de los negocios enfocándose más al core business (la actividad principal) y abandonando negocios, productos o clientes no rentables”, explica Eduardo Navarro para Emprendedores.es, que asegura que reduciendo la actividad de una empresa a lo esencial y externalizando el resto se puede conseguir un ahorro de un 30% en la estructura de costes.

Hasta hace pocos años el sinónimo de outsourcing (término inglés que se puede traducir como “subcontratación”, “externalización” o “tercerización”. La palabra out significa ‘fuera’ y source, ‘fuente’ u ‘origen’) era ahorro de costes.

Hoy, este concepto se extrapola a otros beneficios de igual importancia: enfoque en funciones clave de la empresa, mejora en la gestión de dichas actividades, adaptación de mejores prácticas; entre otras. Se ha convertido en una buena alternativa tanto para las empresas como para los profesionales que buscan nuevas oportunidades laborales. En definitiva; es positivo para todo aquello fuera del core business de la empresa, pero que sí tiene relevancia para la consecución de buenos resultados.

En España, a pesar de la crisis económica, que por supuesto ha impactado sobre este contexto empresarial también; la tercerización está viéndose impulsada con crecimientos anuales del 12%, por encima del 10% anual en todo el mundo, según datos de la consultora IDC.

La tendencia además, se expande a nuevos sectores cuando durante años ha sido propia del sector financiero y de energías. Hoy en día éstos siguen siendo los mayores demandantes de externalización. El 64,3% de las empresas financieras utilizan el outsourcing. Le siguen el sector de la automoción con un 45,2%, el de alimentación con un 41,2% y comienza a crecer esta tendencia en los minoristas o PYMES con un 40,9%; repartido entre turismo y hostelería (40%), logística (con un 33,3%) y consultoría (38,46%) donde se presenta como una gran fuente de ingresos según la Asociación Española de Empresas de Consultoría.

Existen varias maneras de implementarlo:

  • Mediante deslocalización u off-shoring: Contratación de servicios a terceros en países extranjeros que ofrecen costes menores debido a la legislación en dichos países, entre otros factores.

  • In-house: se produce en el interior de las instalaciones de la empresa que contrata los servicios.

  • Off-site: El servicio se produce en las propias instalaciones del proveedor.

  • Co-sourcing: El proveedor no sólo presta el servicio sino que aporta algún valor añadido extra por lo que comparten riesgos. Podría ser el caso de un joint-venture en las que dos empresas se unen para un proyecto en específico.

  • De colaboración: Operaciones que producen artículos o prestan servicios a un tercero.

  • Outsourcing total: Con una transferencia total de recursos. El proveedor se integra temporalmente en la empresa que subcontrata. Outsourcing parcial: Integración de parte del equipo o de los recursos que puede aportar el proveedor a la subcontrata.

Para implementar cualquiera de estas modalidades de outsourcing en la empresa, primero hay que analizar el impacto de esta decisión a corto y largo plazo. Como cualquier proceso empresarial los riesgos existen, por lo que es fundamental un buen análisis del negocio para definir en qué puntos el outsourcing va a ser productivo para el desarrollo empresarial.

Es importante definir la estrategia y establecer las metas que la compañía debe cumplir en un plazo de tres a diez años , para lo que el plan de negocio es fundamental. Tenerlo claro y definido ayudará a valorar la externalización de algunas funciones complementarias, pero básicas para el crecimiento.

Analizar el beneficio a generar, es necesario para la realización de un mapa de procesos que además de incluir parámetros básicos tenga en cuenta los costes y el tiempo que le lleva a la empresa cumplir con cada una de sus funciones. Es importante también, definir riesgos para saber en qué funciones será más o menos rentable la externalización o el contrato de personal directo. Así se verán más claras las ventajas e inconvenientes de la subcontratación en cada caso y la toma de decisiones se facilitará.

En el caso de pequeñas empresas o start-ups existe un proceso lento de comprensión y adaptación a algunos procesos como la contratación de personal, administración de los pagos, Seguridad Social e impuestos e incluso con despidos. Esto produce un riesgo por la falta de buena gestión, sobretodo en Recursos Humanos; entre otras. De ahí la necesidad de externalizar en expertos esta parte. La contratación de empresas aporta eficiencia y hacen posible centrarse en explotar la actividad principal de la empresa, en definitiva; centrarse en su especialidad.

Si las grandes empresas lo hacen, por qué no lo van a hacer las pequeñas. Pero siempre con cabeza. La importancia de que el proveedor aporte soluciones únicas y especializadas que se adecuen a las necesidades del negocio ha de tenerse muy en cuenta. Hay que diferenciarse de la competencia, por ello hay que asegurarse de que el proveedor no utiliza el mismo método con otra compañía; sino que se adapta a cada uno según sus valores y experiencias.

Uno de los riesgos más temibles es que el proveedor no tenga las capacidades para cumplir con lo acordado. Además, no negociar el contrato adecuado, hacer una selección altruista del proveedor, incrementar el nivel de dependencia de servicios externos o no controlar al personal que presta el servicio son puntos a los que ni PYMES ni grandes deberían llegar; por el buen desarrollo de su negocio.

Los principales servicios que se prestan mediante el outsourcing para PYMES suelen pasar por:

  • El diseño y la programación web. Hoy en día hay muchas plataformas que permiten al usuario crear su propia web pero es posible que el resultado sea poco atractivo para el cliente. Sin embargo, en la subcontratación de este servicio hay un gran abanico de tarifas dependiendo de los detalles y funciones que necesite la web. Como Imaginanet o Crealogica.com.

  • Gestión de las redes sociales y el Content Marketing. Un pensamiento generalizado respecto a esta parte, ya fundamental de la comunicación de las empresas, es que requiere de poco tiempo y dedicación. Sin embargo, para sacarle el mayor partido en posicionamiento en Internet a la empresa es necesario crear estrategias enfocadas a los objetivos para generar no sólo nuevos clientes sino fidelizar los que ya existen. Por lo tanto externalizarlo suele ser muy útil. Algunos ejemplos fiables son Agenciamedia.es ,Marketinet.com o Crispymakers.com.

  • Almacenamiento y gestión de servidores. Los antiguos departamentos de IT de las empresas comienzan a desaparecer y en consecuencia surgen pequeñas empresas dedicadas a ofrecer estos servicios. Como Dataprius.com o MCAInformatica.com

  • Fuerzas externas de ventas. Ofrecen servicios de equipos de ventas, de manera continua o puntual para campañas concretas. (Selección de personal y asesoría laboral, logística de stocks e e-commerce, diseño corporativo, gestión rentings de automóviles o teléfonos móviles, agencias de comunicación y eventos, etc) Como Equipo Singular, Alconor, Momoycia o Lease Plan Go.

Hay sectores como la traducción, que siempre han prestado servicios desde agencias o traductores por cuenta propia. Las nuevas tecnologías e Internet hacen que, como el resto de sectores, se creen nuevas maneras de ver el mercado. En este en concreto es necesario también adaptarse a las circunstancias y cambiar la oferta de servicios para que las nuevas empresas puedan acceder a ellos. La traducción automática no soluciona los problemas a la larga de estas pequeñas empresas que no les merece la pena contactar con agencias de traducción para traducir pequeños textos. Por ejemplo, para traducir inglés español rápidamente se confía en el traductor automático, pero comienza a surgir la alternativa y la vía intermedia entre estas dos vértices del mercado. La traducción humana por Internet. Sigue ofreciendo la misma calidad que la que ofrecen las agencias pero a la vez roza la eficacia y rapidez de los traductores automáticos. Un traductor español inglés estará detrás del proceso en el caso de que ese sea el par idiomático exigido. En cualquier caso siempre será un traductor profesional y no una máquina quien se encargue del trabajo. Desde luego no es inmediato, de momento, pero sí en cuestión de minutos y horas se pueden traducir textos cortos a la perfección. Gear Translations es un ejemplo de cómo adaptarse a las nuevas circunstancias. Traducir con calidad y rapidez hoy es posible. Los perfiles profesionales que más se benefician del outsourcing de pequeñas empresas son los de comunicación y marketing. Sus profesionales pueden ser liberales, trabajadores por cuenta ajena en empresas que prestan este tipo de servicios o emprendedores.

Les siguen las nuevas tecnologías, los recursos humanos y las finanzas. Todos figuran entre los ámbitos más externalizados de las empresas. Quien sea especialista en alguno de estos campos cuenta hoy en día con mayores oportunidades de ofrecer sus servicios.

En definitiva; el outsourcing es una vía cada vez más en tendencia en empresas que tratan de mejorar y ofrecer productos y servicios más eficientes aplicados a las nuevas maneras de entender el mercado. La, cada vez más amplia, globalización hace que se busque la externalización para que la calidad de los resultados sea cada vez más competitiva.

Fuentes:

Red Empresarios Visa

El outsourcing: más especialización, más eficiencia, más oportunidades

Cápsula de Tendencia Sectorial. Servicios a las empresas. Barcelona Treball

Emprendedores.es